我先看哪裡
我看過的七種卡點。
這七件事，是我決定「這家店該不該上系統」時會先看的地方。沒有一件會反映在帳上，也不會有人跟你反應。
訊息淹在 LINE 裡
客人晚上十點問「明天有空嗎」,你隔天中午才滑到。那時他已經找了別家。
接 法常見問題自動回,非營業時間先接住。不用你半夜守著手機。
這一段屬於流程太人工或工具不合用
- CRM
- 表單與通知整合
- 資料自動化
- 客製網站
- 營運管理系統
問完價格就沒下文
報完價,客人回一句「我再看看」,然後就沒有然後了。沒有人記得三天後追一句。
接 法報價後留一個追蹤節點。時間到了自動提醒你,或者直接把訊息發出去。
這一段屬於流程太人工或工具不合用
- CRM
- 表單與通知整合
- 資料自動化
- 客製網站
- 營運管理系統
預約只記在對話裡
說好週四下午,但沒寫進任何地方。到週三你要往回翻二十則訊息確認。兩個客人撞同一個時段,也是這樣來的。
接 法預約落到系統,不是落在對話裡。撞期在當下就擋掉。
這一段屬於預約與客戶管理太亂
- 預約與排班
- 訂金流程
- LINE 通知
- 回訪提醒
- 客戶與服務紀錄
臨時取消沒有訂金
當天早上一句「不好意思今天不能去」,那個時段就空了。對他來說,取消是沒有成本的。
接 法訂金流程接上收款,取消規則寫在預約當下。不用事後開口講。
這一段屬於預約與客戶管理太亂
- 預約與排班
- 訂金流程
- LINE 通知
- 回訪提醒
- 客戶與服務紀錄
服務做完了才在講錢
做完,客人一句「下次一起給」。你要記得誰還沒付,還要找時機開口催。催得太急傷感情,不催就是自己吸收。
接 法付款連結在服務前就發出去。誰付了誰沒付,自己看得到,不用靠記憶。
這一段屬於收款與分期卡關
- 線上刷卡
- 信用卡分期
- 無卡分期
- 電子發票
- 金流申請與流程評估
這次做了什麼沒有留
下次她再來,你要重新問一次上次染什麼色、剪多短、對什麼會過敏。問第二次,她就知道,你沒記住她。
接 法服務紀錄綁在客戶身上,不是綁在你的記性上。
這一段屬於預約與客戶管理太亂
- 預約與排班
- 訂金流程
- LINE 通知
- 回訪提醒
- 客戶與服務紀錄
沒有人提醒她該回來了
兩個月該回訪,但沒有人記得。她不是不滿意,她只是忘了。而你也不會知道她已經很久沒來。
接 法回訪時間自動排,到期前提醒。久沒回來的名單自己會浮出來。
這一段屬於預約與客戶管理太亂
- 預約與排班
- 訂金流程
- LINE 通知
- 回訪提醒
- 客戶與服務紀錄
七件事沒有一件是大問題。問題是它們每天都在發生，而且多數都不需要買新系統才能解。
很多老闆不是排斥系統，而是怕導入後比 LINE 更麻煩。
憑什麼判斷
我不是先學會寫系統，才開始理解商家。
我原本就在做金流與分期服務，長期接觸美容、課程、寵物等服務型商家。因為長期站在收款這一端，我看得到成交前後整條營運流程哪裡斷掉——很多問題不只是不能刷卡，而是預約、收款、客戶資料和後續追蹤彼此斷開。
後來我開始替商家把這些流程做成網站、CRM 和營運工具。做久了會看到另一件事：同樣一套系統，有的店天天在用，有的店裝完就擱著。差別通常不在系統好不好，在於它有沒有卡進原本的做事方式。
該省的錢我會叫你別花，該補的洞我會告訴你先補哪一個。
適合一起往下談
- 已明確感受到流程耗時或容易出錯
- 願意說明實際的作業方式
- 願意先做小範圍驗證
- 重視長期使用與流程改善
可能不適合
- 只想找最低價
- 不願改變任何既有流程
還不想聊
先花五分鐘，再決定要不要找我。
我看店家流程時最先查的幾件事。查完你會知道問題在哪一段——很多時候不需要換系統，只需要把兩個現有工具接起來。
- 客人問完價格後，有沒有任何機制記得追一次
- 預約有沒有留在對話以外的地方
- 取消時客人有沒有實際損失
- 收款是不是在服務完成後才發生
- 上次做了什麼，下次查得到嗎
- 兩個月沒回來的客人，你知道是誰嗎
完整版 11 題，含每一題怎麼自己查。
取得完整健檢清單先決定哪一件值得做，再花錢。
系統不是越多越好。真正重要的是省人工、少出錯，而且團隊願意一直用。
說明現況
從 LINE、Excel、紙本或現有工具的真實作業方式開始。
找出瓶頸
確認最耗時、最容易出錯，或正在影響成交與回訪的環節。
提出最小方案
先解決最值得處理的一段，不一次重做所有系統。能用現有工具解決，我不叫你重做。
導入與迭代
依實際使用回饋調整，做到員工願意用為止。
我也幫店家做網站跟線上預約系統。
判斷寫出來給你看
我怎麼判斷，你自己看順不順眼。
這些不是網路整理來的最佳實務，是我在服務型商家的實際問題裡，反覆看到的取捨。
常見問題
先回答你可能正在考慮的事。
01不確定需要金流、系統還是自動化，是否可以先聊？
可以。第一步不是選產品，而是先說明目前怎麼做、哪裡最常出錯，以及最希望改善什麼。
02有業務來推薦一套系統，我該不該裝？
把他給你的方案傳給我，我告訴你它解的是不是你現在最痛的那一段，以及有沒有更便宜的做法。
03客製系統會不會很貴？
取決於問題範圍。會先評估現成工具或小型整合能不能解決，只有真正需要時才建議客製。
04已經有 LINE 官帳，還需要其他系統嗎？
LINE 適合溝通，但未必適合管理預約、付款狀態、客戶紀錄與後續追蹤。是否需要其他工具，要看資訊是否已經開始失控。
05如何開始？
用 LINE 說一句你現在卡在哪，不需要先寫需求書。
不確定卡在哪，先聊聊。
不需要先寫完整需求書。說一句「客人問完就沒下文」也行。